Outlook imzaları özellikle zor değil. Ama biraz kafa karıştırıcı. Masaüstü uygulama ve web sürümü imza ayarlarını farklı menülerde tutuyor — bir sürüm için işe yarayan adımlar diğerinde her zaman geçerli değil. Üstelik Outlook yapıştırdığınız şeye Gmail'den daha seçici yaklaşıyor. HTML temiz değilse kendi zengin metin düzenleyicisi sessizce yeniden biçimlendirebiliyor. İyi haber şu: e-posta için tasarlanmış bir şeyle başlarsanız yapıştırma genellikle sorunsuz geçiyor. Bu rehber hem masaüstü uygulamayı hem web'deki Outlook'u, hem de biçimlendirme bozulduğunda ne yapılacağını kapsıyor.
Outlook web mi, masaüstü uygulaması mı — hangisini kullanıyorsunuz?
Bu, göründüğünden daha önemli. Web'deki Outlook (outlook.com veya tarayıcı tabanlı Microsoft 365 sürümü) ile masaüstü Outlook uygulaması farklı ürünler — farklı ayar ekranlarıyla. Birinin adımları diğerinde güvenilir biçimde işlemiyor.
En hızlı ayırt etme yolu: bir tarayıcı sekmesine bakıyorsanız web sürümündesiniz. Görev çubuğunuzdan veya dock'tan açılan tam ekran bir pencereyse masaüstü uygulaması. Adımları takip etmeden önce hangisini kullandığınızı belirleyin — yanlış yerde on dakika aramaktan kurtarır.
Her iki sürüm de logo, link ve biçimlendirilmiş metin içeren zengin imzaları destekliyor. Süreç yalnızca biraz farklı; her birini ayrı ayrı anlattık.
Outlook'u açmadan önce imzanızı oluşturun
Burada da geçerli olan tavsiye her zaman aynı: e-posta istemcisine geçmeden önce imzayı tamamlayın. Signoff Studio'da adınızı, unvanınızı, şirket adını, gerçekten istediğiniz bir iki linki ve varsa logoyu ekleyin. Canlı önizlemeyi kontrol edin — gördüğünüz tam olarak kopyalanan şey.
Logo yüklüyorsanız İmzayı kopyala'ya basmadan önce tamamen yüklenmesini bekleyin. Tam yüklenmemiş bir logo bozuk görsel referansı olarak kopyalanıyor. Ne kadar dikkatli yapıştırırsanız yapıştırın, Outlook'ta boş görünür.
Önizleme doğru göründüğünde İmzayı kopyala'ya tıklayın. Panoya temiz ve e-postaya uyumlu bir kopya yerleşiyor — tablolar, satır içi stiller, linkler hepsiyle birlikte.
Outlook web'de imzanızı ekleme
Outlook'u tarayıcınızda açın ve Ayarlar'ı açmak için sağ üst köşedeki dişli simgesine tıklayın. Ayarlar panelinin üstündeki arama çubuğuna "imza" yazın — bu en hızlı yol, zira web'deki Outlook imza seçeneğini birkaç seviye derinliğe gömuyor. Sonuçlardan "E-posta imzası"na tıklayın.
İmza ayarları sayfasında "Yeni imza"ya tıklayın ve tanıyacağınız bir ad verin. Ardından düzenleme alanının içine tıklayın ve imzanızı Cmd+V (Mac) veya Ctrl+V (Windows) ile yapıştırın. Düzen, boşluklar ve linkler sağlam gelmiş olmalı.
Yapıştırdıktan sonra "Varsayılan imzaları seç" bölümüne inin. Yeni imzanızı hem yeni mesajlar hem de yanıtlar için varsayılan olarak ayarlayın, ardından Kaydet'e tıklayın. Masaüstü uygulamasının o kadar belirgin yapmadığı ama web sürümünün gerektirdiği adım bu — burada kaydetmezseniz imza yerinde kalmaz.
Outlook masaüstü uygulamasında imzanızı ekleme
Masaüstü uygulamasında üst menüden Dosya'ya gidin, ardından Seçenekler ve Posta'ya. Posta bölümünde İmzalar düğmesine tıklayın — bu, Outlook'un tüm imza yönetiminin bulunduğu İmzalar ve Kırtasiye iletişim kutusunu açar.
İmza oluşturmak için Yeni'ye tıklayın, bir ad verin, ardından iletişim kutusunun altındaki büyük düzenleme kutusuna tıklayın. İmzanızı buraya yapıştırın. Biçimlendirilmiş versiyon görünmeli — ad, unvan, eklediyseniz logo.
Aynı iletişim kutusunun sağ üst köşesinde "Yeni iletiler" ve "Yanıtlar/iletmeler" açılır menülerinden yeni imzanızı seçin. İletişim kutusunu kapatmak için Tamam'a tıklayın, ardından Seçenekler'i kapatmak için tekrar Tamam. Masaüstü uygulama kapatıldığında otomatik kaydediyor — ayrı Kaydet düğmesi aramanıza gerek yok.
Mac'te Outlook için bir not
Mac için Outlook kullanıyorsanız yol biraz farklı: menü çubuğunda Outlook'a gidin, ardından Tercihler ve İmzalar. Oradan yeni imza oluşturmak için + düğmesine tıklayın. Düzenleme alanı aynı şekilde çalışıyor — yapıştırın, varsayılan olarak ayarlayın, bitti.
Mac'e özgü bir gariplik var: yapıştırdıktan sonra varsayılanı ayarlamadan başka bir yere tıklarsanız Outlook for Mac zaman zaman link biçimlendirmesini kaldırıyor. Yapıştırın, hemen varsayılanı ayarlayın, ardından tercihler penceresini kapatın. Bu sıra linklerin sağlam kalmasını sağlıyor.
Varsayılanları belirleme ve birden fazla imzayı yönetme
Outlook'ta yalnızca bir e-posta hesabınız varsa varsayılanı ayarlamak kolay — imzayı o hesaba hem yeni mesajlar hem de yanıtlar için atayın. Bitti.
Birden fazla hesap işleri biraz karmaşıklaştırıyor. Outlook her hesaba farklı bir imza atamanıza izin veriyor — hem iş hem kişisel adresiniz varsa ya da birden fazla müşteriyi yönetiyorsanız bu gerçekten işe yarıyor. Açılır menüden her hesabı seçip doğru imzayı atayın. Aynı zamanda ortak bir Outlook kurulumu kullanan yeni bir çalışan başkasını etkilemeden kendi imzasını ayarlayabiliyor.
Yanıtlarda yeni mesajlarla aynı imzayı kullanmak isteyip istemediğiniz tercih meselesi. Bazıları konuşmayı okunabilir tutmak için yanıtlarda kısa, düz metin kapanışı tercih ediyor. Bu sizin durumunuzsa minimal bir ikinci imza oluşturun — sadece adınız ve belki bir link — ve bunu yanıt varsayılanı olarak ayarlayın.
Gerçek bir e-posta göndermeden önce test edin
Yeni bir oluşturma penceresi açın ve imzanın otomatik göründüğünü kontrol edin. Ardından kendinize bir test e-postası gönderin ve açın — mümkünse hem masaüstünde hem de telefonunuzda.
Outlook oluşturma penceresinde düzgün görünen şeyler zaman zaman alınan sürümde farklı görünebiliyor — özellikle farklı e-posta istemcilerinde. Bir meslektaşınız Gmail kullanıyorsa testi ona da gönderin, kontrol etmesini isteyin. Buraya harcanan birkaç dakika değer.
Bir şeyler ters gittiğinde
- Boşluklar ikiye katlandı ya da çöktü: büyük ihtimalle önce bir belge veya metin editörü üzerinden yapıştırdınız. Signoff Studio'dan doğrudan Outlook imza düzenleyicisine yeniden kopyalayıp yapıştırın.
- Logo eksik ya da bozuk görsel olarak görünüyor: kopyalamadan önce görsel yüklemesi tamamlanmadı. Oluşturucuya geri dönün, logonun önizlemede tam yüklenmesini bekleyin, ardından yeniden kopyalayın.
- Linkler tıklanamıyor: bu genellikle Outlook'un düzenleyicisinde yapıştırılan metni elle düzenlediğinizde olur. Outlook kutusunda düzenleme yapmadan yeniden kopyalayıp taze yapıştırın.
- Outlook metni yeniden biçimlendiriyor: Outlook'un düzenleyicisi yapıştırılan içeriğin üzerine kendi font stillerini uygulayabiliyor. Uyumsuz fontlar görüyorsanız düzenleyici araç çubuğundaki "A" veya font seçiciyi arayın ve biçimlendirmeyi temizleyin — ya da Ctrl+Shift+V ile yapıştırın (düz metin olarak yapıştır, ardından zengin kopyaya geri dönün).
- Yeni mesajlarda iyi görünüyor ama yanıtlarda değil: yanıtlar için imza varsayılanını ayrıca ayarladığınızı iki kez kontrol edin — Outlook yeni mesajları ve yanıtları iki ayrı ayar olarak değerlendiriyor.
Outlook mobil uygulaması ayrı bir konu
Outlook mobil uygulamasının masaüstü ve web sürümlerinden bağımsız kendi imza ayarı var. Biçimlendirilmiş imzanızı hiçbirinden çekmiyor — orada bağımsız olarak ayarlamanız gerekiyor.
Dürüst bir kısıtlama: Outlook mobil uygulamasının imza alanı düz metin. Masaüstü ve web sürümleri gibi biçimlendirilmiş, logo içeren imzanızı taşıyamıyor. Bu imzanın nasıl oluşturulduğuyla ilgili değil — uygulamanın kendi kısıtlaması. Bu değişene kadar mobil yanıtlar için kısa yazılı bir kapanış pratik seçenek olarak kalıyor.
E-postalarınızın büyük çoğunluğu masaüstünden veya web sürümünden gidiyorsa, bu göründüğü kadar önemli değil.
İki yol, aynı sonuç
Web'deki Outlook'ta ya da masaüstü uygulamada olun, asıl iş kısa. Doğru ayarlar ekranını açın, e-postaya dayanıklı bir imzayı yapıştırın, varsayılanları ayarlayın, kaydedin. Adımlar iki sürüm arasında farklı görünüyor — sonuç aynı.
Henüz imzanızı kurmadıysanız önce Signoff Studio'da oluşturun, ardından buraya gelin ve Outlook kurulumunuza uyan yolu izleyin. Her şey beş dakikadan az sürer.
İmzanı oluştur
Bunu uygulamaya geçir — bir şablon seç, bilgilerini ekle ve özenli imzanı dakikalar içinde gelen kutuna kopyala.