E-posta imzası konusundaki standart tavsiye her şeyi eklemektir: telefon, adres, sosyal linkler, alıntı, ödüller, sertifikalar, banner. Sonuç kimsenin okumadığı, mobilde bozulan ve mesajına güvenemeyen bir şirketten gelmiş izlenimi veren içerik yığınıdır. Doğru soru 'ne ekleyebilirsiniz' değil, 'e-postanızı okuyan kişinin gerçekten neye ihtiyacı var' sorusudur. O liste çok daha kısadır. Bu rehber neyin dahil edilmesi gerektiğini, neyin gerçekten isteğe bağlı olduğunu, neyin işi zorlaştırdığını ve emin olmadığınızda nasıl karar vereceğinizi ele alır.
İmza aslında ne işe yarar
İmzanın tek bir işi vardır: okuyana e-postayı kimin gönderdiğini ve sonraki adımın ne olduğunu anlayacak kadar bağlam vermek. Hepsi bu. Kartvizit, özgeçmiş, marka manifestosu veya tanıtım alanı değildir — en azından öncelikli olarak. Bunların hepsini aynı anda olmaya çalıştığında hiçbirini etkili biçimde yerine getiremez.
Burada okuyucunun deneyimi önemlidir. Biri e-postanızı alır, okur ve imzaya bir göz atar. O bakışta bir ya da iki şey arar: isminiz, belki unvanınız ya da şirketiniz, size ulaşma veya geri dönme yolu. Bunlar sosyal medya ikonlarının ve başarı alıntısının altına gömülmüşse imza temel işlevini yerine getirememektedir.
Bu çerçeveden başladığınızda kararların çoğu kendiliğinden netleşir.
Vazgeçilmezler
Tam adınız, hiçbir profesyonel imzanın atlamaması gereken tek öğedir. Sadece ad değil, sadece baş harfler değil — net biçimde okunabilen tam ad. Bu özellikle e-postada önemlidir: 'Kimden' alanı yapılandırmaya göre farklı görünebilir; e-postalar iletildiğinde bu bağlam tamamen yitirilir.
Unvanınız ve şirket adınız bunun yanında yer almalıdır. Bu iki bilgi okuyucuya bir çerçeve sunar — bu e-postanın ne tür bir ilişkinin parçası olduğunu ve profesyonel olarak kiminle muhatap olduklarını hemen anlarlar. Serbest çalışan veya bağımsız danışmansanız hizmet adınız ya da yaptığınız iş türü aynı amaca hizmet eder.
Güvenilir tek bir iletişim yöntemi döngüyü tamamlar. Bu genellikle e-posta adresinizdir (zaten görünür olsa da imzada olması kopyalamayı kolaylaştırır) ya da direkt telefon numaranızdır. Birini seçin. İki telefon numarası, nasıl ulaşılacağı konusunda kararsızlık izlenimi verir.
Önemli olan tek link
Biri e-postanızı okuduktan sonra siz hakkında daha fazla bilgi edinmek isterse nereye gitmesini istersiniz? İşte bu birincil linkinizdir. Çoğu kişi için bu bir web sitesidir — kişisel site, şirket sayfası, portföy veya randevu sayfası. Bazıları için belirli bir landing page ya da LinkedIn profili olabilir.
Kilit kelime birdir. Beş link içeren bir imza okuyucunun tıklama olasılığını beş kat artırmaz — tam tersine hiçbir şeye tıklamama ihtimalini artırır, çünkü neyin önemli olduğuna dair net bir sinyal yoktur. Sizin için en çok iş yapan hedefi seçin, oraya bağlantı verin.
Gerçekten birbirinden farklı amaçlara hizmet eden iki linkiniz varsa — mesela bir şirket sitesi ve bir kişisel randevu sayfası — iki link savunulabilirdir. Üçü bir dizin gibi hissettirmeye başlar.
Logo veya profil görseli: doğru koşullarda değerli
Logo eklemek, temiz, doğru boyutlandırılmış ve imzadaki her şeyi ezmiyorsa değerlidir. İyi bir logo e-postaya özen hissi katar, markayı somutlaştırır. 400 piksel genişliğinde olup isim metninizin iki katı yüksekliğinde görünen bir logo ise tam tersini yapar.
Profil görselleri, insani ilişkinin ön planda olduğu roller için iyi çalışır: danışmanlar, koçlar, kurucular, satış temsilcileri. Küçük ve temiz bir vesikalık fotoğraf uzun bir e-posta yazışmasında bir isme yüz katar, tanışıklık hissi oluşturur. Herkes için zorunlu değildir; görsel düşük kaliteliyse ya da tuhaf kırpılmışsa dikkat dağıtıcı olur.
Düzen özellikle buna göre tasarlanmadıkça hem logo hem profil görseli kullanmayın. Birbiriyle rekabet eden görseller imzayı karmaşık gösterir, her birinin etkisini azaltır.
CTA: net olduğunda güçlüdür
İmzadaki bir CTA butonu veya link son derece etkili olabilir, ama yalnızca okuyucunun gerçekten yapmasını istediğiniz bir aksiyona bağlıysa. "Görüşme planla" danışmanlar ve satış rolleri için işe yarar — görüşme planlamak gerçek bir sonraki adımdır. "Son projemize bakın" ajanslar için işe yarar — iş metinden daha güçlü konuşur. "Rehberi indir" yalnızca ilgili bir şeyiniz ve onu gerçekten isteyecek biri varsa işe yarar.
İşe yaramayan: olması gerektiğini düşündüğünüz için koyduğunuz bir CTA. Ana sayfaya giden 'Daha fazla bilgi' bir CTA değildir — etrafına buton eklenmiş bir linktir. Genel CTA'lar görmezden gelinir; çünkü okuyucuya neye evet dediğini söylemez.
E-postalarınız belirli bir aksiyonu tetiklemek için tasarlanmışsa CTA ekleyin. Değilse bırakın — işi e-postanın kendisi yapsın.
Neler çıkarılmalı
İlham verici alıntılar profesyonel imzalarda en yaygın hatadır. Eklerken kişisel gelir ama çabuk eskir. Altı ay önce yerinde görünen bir alıntı bugün gönderdiğiniz e-postayla genellikle hiç ilgisi yoktur; üstelik gerçek iletişim bilgilerinizi ekranda daha aşağıya iter.
İmzanın altındaki uzun yasal uyarı metinleri de gözden geçirilmesi gereken bir diğer unsurdur. Çoğu şablondan kopyalanmıştır ve pratikte hukuki ağırlığı azdır. Şirketiniz veya sektörünüz gerçekten belirli bir uyarı gerektiriyorsa bırakın — ama mümkün olduğunca kısa tutun, imzaya egemen olmasına izin vermeyin. Orada bulunması gereken her şey için tek bir satır genellikle yeterlidir.
Birden fazla telefon numarası, birden fazla adres, gereksiz iletişim yöntemleri — bunlar uzunluk katar ama netlik katmaz. Biri size ulaşmak istiyorsa tek iyi bir yola ihtiyacı vardır. Fiziksel adres, gerçekten gerekli olduğunda imzada yer alır: müşteriler ofisinize geliyorsa ya da konumun önemli olduğu bir bağlamdaysanız. Aksi hâlde bir şehir adı yeterlidir; o bile isteğe bağlıdır.
İkon sorunu
Sosyal medya ikonu sıraları e-posta imzalarında görsel bir alışkanlık haline geldi ve sorgulanmaya değer. Sekiz ikondan oluşan bir sıra profesyonel görünmez — bir bülten şablonunun footer'ı gibi görünür. Her ikon dikkat için rekabet eder, çoğu tıklanmaz ve hepsi birlikte isminizi ve iletişim bilgilerinizi imzanın üstünden uzağa iter.
Alternatif sosyal linkleri tamamen kaldırmak değildir. Her birinin varlığını hak edecek kadar seçici olmaktır. Faydalı bir yere giden iki ikon, çoğu okuyucunun üzerinden kaydırarak geçeceği sekizden daha etkilidir.
Emin olmadığınızda nasıl karar vereceksiniz
Eklemeyi düşündüğünüz her öğe için tek bir soru sorun: bu e-postamı okuyan kişiye yardımcı olur mu? 'Kapsamlı görünüyor mu' ya da 'beni tam temsil ediyor mu' değil — onlara yardımcı olur mu? Telefon numarası, arayabilecekleri bir olasılık varsa yardımcı olur. Randevu linki, zaman satıyorsanız yardımcı olur. Portföy linki, iş e-posta gönderdiğiniz konuyla ilgiliyse yardımcı olur.
Cevap 'bazı insanlara zaman zaman yardımcı olur' ise muhtemelen eklemeye değer. Cevap 'neden orada olduğundan emin değilim ama öyle hissettiriyor' ise çıkarılacak olan budur.
Daha az içeriğe yönelen imzalar, daha fazlaya yönelenlere kıyasla daha düşünülmüş görünür. Temiz ve kısa bir imza özgüven izlenimi verir. Yoğun bir imza ise karar verememiş birinin izlenimini bırakır.
Hepsini bir araya getirmek
Şu temelden başlayın: tam ad, unvan ve şirket, bir iletişim yöntemi, bir link. Bu neredeyse herkes için işe yarayan bir imzadır. Buradan hareketle temiz ve uygun boyutluysa logo ekleyin. Gerçekten işe yarar bir yere götürüyorlarsa sosyal linkler ekleyin. Okuyucuların yapmasını istediğiniz belirli bir aksiyon varsa CTA ekleyin.
Signoff Studio'da oluşturun ve oranları kontrol etmek için canlı önizlemeyi kullanın — logonun çok büyük olup olmadığını, link listesinin uzayıp uzamadığını, imzanın bir bakışta okunabilir olup olmadığını görmenin en kolay yolu budur.
Doğru göründüğünde kopyalayıp yapıştırın. Sonradan her zaman düzeltebilirsiniz — ama daha fazlasından değil, daha azından başlayın. Her şeyi söylemeye çalışan bir imzayı temizlemek, bir şey eklemekten çok daha zordur.
İmzanı oluştur
Bunu uygulamaya geçir — bir şablon seç, bilgilerini ekle ve özenli imzanı dakikalar içinde gelen kutuna kopyala.